Lorsqu’il s’agit d’externaliser un service, les entreprises sont toujours un peu méfiantes. En effet, de nombreux facteurs entrent en jeu lors du choix de votre futur prestataire. De plus, la permanence téléphonique d’une entreprise lui servira de vitrine lorsque les clients ou les prospects appelleront pour avoir de plus amples informations. Ainsi pour vous aider, retrouvez dans cet article les bonnes méthodes pour réussir l’externalisation de votre accueil téléphonique.
Qu’est-ce qu’englobe l’externalisation de l’accueil téléphonique ?
Lorsqu’il s’agit de confier la gestion de la permanence téléphonique à un prestataire, cela se résume à déléguer la totalité de vos différents échanges vocaux entrants. Divers avantages découlent de ce type de partenariat où vous profiterez entre autres :
- Une réduction drastique des coûts et des charges
Initialement, confier sa permanence téléphonique à un prestataire reflète le besoin de réduire les différents coûts et charges qu’une entreprise doit gérer. En effet, internaliser ce type de processus demande des moyens conséquents.
Par exemple, vous pourrez réduire votre budget de fonctionnement, en n’ayant pas le besoin de recruter ou de former de nouveaux agents destinés à la tâche. Aussi, vous n’aurez pas à réorganiser ou à agrandir votre espace de travail. À noter que vous éviterez également d’engager des frais dans l’achat des outils pour réaliser ce type de tâche.
- Un meilleur service client
Déléguer votre permanence téléphonique vous permettra aussi d’avoir un service client plus performant. En effet, les personnes qui sont employées par ces entreprises sont des professionnels qui ont été préalablement formés pour répondre avec adresse aux appels entrants.
De plus, vous jouirez d’une réelle continuité du service puisque des équipes dédiées seront mises en place pour assurer une véritable permanence des services.
- Une grande flexibilité des prix
Les prestataires proposant de gérer la permanence téléphonique présentent des solutions qui sont souvent très flexibles. En outre, vous pourrez demander les services dont vous avez réellement besoin, ou sinon, trouvez une offre qui s’adaptera à votre budget.
- Un accompagnement plus poussé
Souvent, les entreprises qui proposent ce type de mission y additionnent des services supplémentaires. Par exemple, vous pourrez avoir un suivi détaillé de la qualité des appels, de l’atteinte des différents objectifs que vous aurez imposée lors de la signature de l’accord, etc.
Comment réussir l’externalisation de votre accueil téléphonique ?
Pour réussir l’externalisation de votre accueil téléphonique, deux points majeurs sont à prendre en compte. Il s’agira de réaliser un test du service et de demander des références.
Par rapport au test, il vous faudra en tout premier, vous rendre dans les locaux du prestataire de votre choix. En faisant cela, vous pourrez assister directement aux méthodes et aux modes de fonctionnement de l’entreprise.
Aussi, cela vous permettra de témoigner de leurs compétences techniques à pouvoir gérer un nombre important d’appels entrants. Que ce soit du point de vue informatique ou du point de vue du savoir-faire même des agents qui y travaillent.
Également, de nombreuses sociétés proposent d’essayer leurs services gratuitement durant une période déterminée. Quoi de mieux ? Cela prouvera qu’ils ont confiance en leurs capacités et seront ainsi capables de gérer efficacement votre permanence téléphonique.
Le recours à un prestataire pour assurer la permanence téléphonique d’une entreprise connaît depuis un certain moment une forte progression. Ainsi, il existe un autre moyen de vous assurer que le candidat de votre choix sera à même de réaliser les missions que vous leur confierez. Pour cela, vous aurez la possibilité de leur demander des références.
Certes, ce type de sujet est encore assez sensible, mais les langues se délient facilement. Une fois que vous connaîtrez les entreprises qui sont déjà en collaboration avec votre prestataire, vous pourrez demander leur avis sur la fiabilité du prestataire.
