Gérer un cabinet médical est une tâche qui ne s’improvise pas. En effet, la démarche demande une certaine organisation et aussi de la préparation. Avant de procéder à la mise en œuvre de toute stratégie de gestion, il est indispensable de bien se renseigner sur le sujet. Saisir ce dont il sera question dans le processus est plus qu’important. Dans le cas d’une externalisation du secrétariat médical, voici ce qu’il y a à savoir avant de concrétiser le projet.
Définition du concept de télésecrétariat médical
Opter pour l’externalisation de son service de secrétariat est une solution intéressante qui s’offre aux responsables du cabinet médical. C’est également une option à la portée des praticiens qui œuvrent en indépendant. Cette stratégie suppose que les tâches liées au service de secrétariat médical soient confiées à un prestataire : le télésecrétaire. Ce dernier est en fait un professionnel dans la réalisation d’une telle mission. Le télésecrétaire médical est un spécialiste dans l’exécution des tâches que l’on rencontre dans le cadre du secrétariat médical, mais à distance. Il peut entre autres être chargé :
- de la prise de rendez-vous et de la gestion de l’agenda du ou des médecins,
- de la gestion des divers appels téléphoniques au sein de l’établissement,
- de la rédaction ainsi que de la diffusion de différents documents et diverses missives.
Le prestataire assurera toutes les tâches relatives au service de secrétariat, en fonction des besoins réels de son employeur. Les tâches citées ci-dessus ne sont donc qu’un aperçu de ce que le télésecrétaire médical aura à accomplir dans le cadre de son travail. Avant de signer un quelconque contrat d’externalisation, il est indispensable que les deux parties se mettent bien d’accord sur les missions de la prestation. Cela est pratiquement essentiel afin d’éviter les malentendus et les éventuels manquements de la part de l’un ou de l’autre des protagonistes. Enfin, établir un cahier des charges est une chose qu’il ne faudrait surtout pas oublier. Ce document servira de feuille de route au prestataire et aussi de balises au cabinet médical dans le cadre du processus de télésecrétariat médical.
Comment trouver le prestataire idéal ?
Dans le principal but de vivre une expérience réussie dans le domaine de l’externalisation du secrétariat médical, il est vivement recommandé de trouver un prestataire de qualité. Pour y parvenir sans soucis, il faudra observer ces quelques critères :
L’expérience du prestataire
Le télésecrétaire qui sera engagé pour l’externalisation devra être une personne qui a de l’expérience dans ce domaine. Sans cela, il sera difficile pour lui d’assurer la mission qui lui sera confiée. Il ne faudrait pas oublier qu’il devra œuvrer en toute autonomie.
Les tarifs qu’il propose
Le cabinet médical aura tout intérêt à observer de plus près les tarifs proposés par le prestataire en télésecrétariat médical. Il est essentiel qu’ils soient en accord avec le budget que l’établissement a prévu d’allouer à la mise en place de la stratégie d’externalisation.
Son respect des consignes
Un prestataire de qualité est sans aucun doute celui qui donne un maximum de satisfaction à son employeur. Il devra être respectueux des consignes émises par ce dernier et s’y conformer afin de fournir les résultats qu’on attend de sa personne.
La réputation du télésecrétaire
Un télésecrétaire expérimenté possède certainement des références. Ces dernières devront être vérifiées pour s’assurer de la bonne réputation du professionnel. Pour cela, il suffit souvent de les lui demander. Sinon, le cabinet peut également se renseigner auprès de son réseau de confrères.
